Potilastietojen käsittely

Potilasasiakirjoilla tarkoitetaan potilaan hoidon järjestämisessä ja toteuttamisessa käytettäviä, laadittuja tai saapuneita asiakirjoja taikka teknisiä tallenteita, jotka sisältävät potilaan terveydentilaa koskevia tai muita henkilökohtaisia tietoja. Laissa potilasasiakirjatiedot luokitellaan arkaluonteisiksi ja salassa pidettäviksi. Terveydenhuollon toimintayksikössä tietojen käsittelyn peruste on hoidon toteuttamiseen liittyvän työtehtävän hoito.

Hoitosuhde

Potilastietojen käsittely edellyttää potilaan roolin syntymistä ja aktiivista hoitosuhdetta. Hoitosuhde syntyy potilaan ja häntä hoitavan henkilön välille. Potilastietojen käsittely on sallittu myös tilanteissa, joissa valvova viranomainen pyytää lain perusteella selvitystä potilaan hoidosta.

Palvelusuhde ja käyttöoikeudet

Potilastietojen käsittely edellyttää, että henkilöllä on voimassa oleva palvelusuhde Seututerveyskeskuksessa ja esimies on arvioinut, että työtehtävien hoitaminen edellyttää käyttöoikeuksia potilastietojärjestelmään. Potilastietojärjestelmään on määritelty työrooliin perustuville käyttäjäryhmille erilaisia käyttöoikeuksia. Potilastietoja on laillista käsitellä ainoastaan työtehtävän hoitamiseksi. Käyttäjätunnuksien luovutuksen yhteydessä työntekijän on sitouduttava noudattamaan Seututerveyskeskuksen tietosuojaperiaatteita.

Potilastietojen käsittely hoidon aikana

Potilastietoja käsittelevät potilaan hoitoon tai siihen liittyviin tehtäviin osallistuvat henkilöt. Tietoja käsitellään myös erikseen määritellyissä maksutapahtuma- ja tietojenkäsittelytehtävissä. Tietoja saa käsitellä vain siinä laajuudessa kuin työtehtävä huomioon ottaen on tarpeellista.

Potilasasiakirjojen tehtävänä on edistää hoidon jatkuvuutta. Potilaan hoitoon osallistuvat terveydenhuollon ammattihenkilöt ja heidän ohjeidensa mukaisesti muut hoitoon osallistuvat henkilöt tekevät potilaan hoidosta potilasasiakirjamerkintöjä sähköiseen potilastietojärjestelmään. Merkinnät tehdään jokaisesta avohoitokäynnistä sekä osastohoitojaksosta. Lisäksi osastohoidossa tehdään erillinen hoitojaksokohtainen potilasasiakirja, johon työvuoroittain tehdään merkinnät potilaan tilasta, seurannasta ja hoitotoimista.

Potilasasiakirjoihin merkitään käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia tietoja. Terveydenhuollon ammattihenkilö on velvollinen kirjaamaan hoidon kannalta tarpeelliset tiedot potilasasiakirjoihin siinäkin tapauksessa, että potilas kieltäisi niiden merkitsemisen.

Potilasta koskevat tiedot ovat salassa pidettäviä ja niitä koskee vaitiolovelvollisuus, hyväksikäyttökielto sekä käyttötarkoitussidonnaisuus.